Wer kennt es nicht? Die Ordner und Schriftstücke stapeln sich auf dem Schreibtisch und mal wieder fällt die Mittagspause, und man bleibt abends extra noch zwei oder drei Stunden länger, da man ansonsten die gesetzte Deadline nicht einhalten kann, während der Partner oder Partnerin mit dem Essen auf einem wartet. Der Grund dafür ist häufig eine mangelhafte Selbstorganisation.
Kann man Selbstorganisation lernen?
Man kann Selbstorganisation lernen, so ist es bspw. sinnvoll unerledigte Vorgänge in Leder Mappen mit verschiedenen Farben abzulegen. Hier kann das Ampelsystem sehr sinnvoll sein, grün der Auftrag hat noch Zeit, gelbe Leder Mappe der Auftrag sollte möglichst bald bearbeitet werden. Rote Leder Mappe alles stehen und liegen lassen, diese Aufträge müsse unverzüglich abgearbeitet werden. Am Besten legt man diese Ledermappen an einen festen Platz auf dem Schreibtisch oder in die Schreibtischschublade um sie am nächsten Tag zur Hand zu haben Hierbei sollte man sich aber merken in welcher Schublade sich welche Mappe oder Vorgänge befinden.
Lege sämtliche Arbeitsmaterialien an einen festen Platz
Das Schriftgut ist sortiert, die Vorgänge sind fristgerecht fertig geworden, alles, was jetzt noch fehlt, ist die Unterschrift. Aber der Mini Kugelschreiber lässt sich unter dem ganzen Papierkram nicht wiederfinden. Statt den Vorgang abschließen zu können verstreicht kostbare Zeit, die damit verbracht wird ein Schreibwerkzeug zu aufzutreiben. Hier ist es ratsam alle Büromaterialien wie Mini Kugelschreiber, Heftzwecken und Büroklammern an einem festen Platz am Schreibtisch oder in der obersten Schreibtischschublade aufzubewahren. So hat man diese Gegenstände immer schnell zur Hand, wenn man sie gerade benötigt.
Zeitmanagement und Deadlines einhalten
Deadlines verursachen häufig Stress. Dabei können Deadlines einem helfen, seine Arbeit entsprechend zu organisieren. Wichtig ist, dass man selbst realistisch einschätzen kann, wie lange man für den jeweiligen Vorgang braucht. Dabei sollte man folgende Fragen beantworten können. Ist der Vorgang kompliziert? Vielleicht eine Mängelrüge oder handelt es sich um eine einfache Bestellung, wozu nur noch die Rechnung geschrieben werden muss? Wie lang ist die vom Kunden ohne Ihnen gesetzte Frist zur Nachbearbeitung und Abwicklung des Auftrages? Je kürzer die Frist, desto dringender der Auftrag. Arbeiten Sie die Leder Mappen mit Sinn und System durch.
Denken Sie daran, an die jeweiligen Farben alle Aufträge in der roten Mappe dulden keinen Aufschub. Selbstverständlich könne Sie auch andere Farben für die Dringlichkeitsstufe verwenden. Häufig klingelt das Telefon, während man gerade dabei ist, einen Auftrag abzuwickeln, das Telefon. Ein wichtiger Kunde oder Chef wünschen noch eine Änderung an einem Vorgang. Machen Sie sich Notizen. Worum ging es in dem Gespräch? Wer hat angerufen? Wie dringend ist die Änderung? Heften Sie die Telefonnotiz anschießend in einer Ledermappe zu dem jeweiligen Vorgang ab um sie bei Bedarf zur Hand zur haben. Mit ein wenig Selbstorganisation lassen sich die meisten Stressfaktoren eliminieren.
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