Eine Veranstaltung besuchen bringt Freude und Abwechslung. Oft staunt man über die Hingabe, mit der die Veranstalter Location, Dekoration und Inhalte präsentieren und kann selbst nicht erahnen, wieviel Arbeit, Zeit und Geld in die Planung eines solchen Events fließen.
Umfangreiche Planung – Unvergessliche Veranstaltung
Hinter den Kulissen für den reibungslosen Ablauf und die pünktliche Fertigstellung verantwortlich zu sein kann eine Menge Stress bedeuten, doch all der Aufwand lohnt sich, wenn man das Endergebnis betrachten kann und die Erwartungen der Gäste erfüllt oder diese sogar übertrifft.
Veranstaltungsplanung ist kein Hexenwerk, denn beachtet man Punkte wie die grobe und feine Planung führt diese in der Regel zum Erfolg.
Mit wesentlichen Entscheidungen den Grundstein legen
Zu Beginn müssen die Grundsätze geklärt werden wie das Veranstaltungsthema und die nötigen Elemente. Darauf folgt der Veranstaltungszweck. Darunter können Geburtstage, Jubiläen, Galas, Betriebsfeiern und Premieren fallen. Steht der Zweck fest, muss die Zielgruppe ermittelt werden. Das kann eine bestimmte Berufs-, Alters- oder Interessensgruppe sein. Wichtig zu beachten ist hierbei die Anzahl der Teilnehmer.
Auf die grundsätzlichen Fragen folgt die grobe Planung. Spätestens ab diesem Punkt sollten Checklisten eingeführt werden, denn vor allem ist der Überblick über das Budget entscheidend.
Danach sollte man sich auf die Eckdaten wie Datum und Location einigen. Die richtige Location ist der Kern für eine gute Veranstaltung und muss dementsprechend passen. Die Eventlocation im Ruhrgebiet verfügt über vier verschiedene Locations, die sich für verschiedene außergewöhnliche Anlässe eignen und den Teilnehmern garantiert in Erinnerung bleiben.
Der Feinschliff, der die Veranstaltung zum Strahlen bringt
Auf die grobe Planung, folgen die feinen Details, in der Abläufe definiert werden, Catering, Technik und Sicherheitskonzept zu organisieren sind und Beschilderung der Location, sowie Transport und Parkmöglichkeiten geklärt werden.
In diesem Schritt ist es wichtig die Zielgruppe auf die bevorstehende Veranstaltung aufmerksam zu machen, beispielsweise auf sozialen Medien, Plakaten oder Rundschreiben. Die rechtzeitige Ankündigung ist unverzichtbar, um die Anzahl an Gästen zu erreichen, die man sich vorgenommen hat.
Veranstaltungscountdown und Nachbetreuung um den Weg für zukünftige Events zu ebnen
Am Tage der Veranstaltung soll ein Briefing alle beteiligten Personen an ihre Aufgabenbereiche erinnern. Wichtig ist dabei, dass diese Mitarbeiter als solche auch eindeutig zu erkennen sind, wenn sie sich unter den Gästen aufhalten.
Nach der Veranstaltung sind der reibungslose Abbau und die Reinigung wichtig um die Location zeitnah in ihren ursprünglichen Zustand zu versetzen.
Um sich Verbesserungsvorschläge einzuholen, kann man eine kurze Befragung durchführen. Kombiniert werden kann diese mit einer Dankesmail, die sich an alle Teilnehmer richtet und kann anhand der Rückmeldung sehen, was gut angekommen ist oder was noch Verbesserungspotential besitzt.
